Privacy beleid Motorclub ‘de Rijnridders’ Wageningen

Motorclub ‘de Rijnridders’, kortweg MC de Rijnridders is opgericht in 1972. Zij heeft als doelstelling het rijplezier van haar leden met een motorfiets te verhogen. We doen dit zowel op het gebied van toerrijden als op het gebied van trialrijden.
Wij organiseren regelmatig excursies, (technische) voorlichtingsavonden en toertochten in binnen- en buitenland. Daarnaast organiseren we een trialcompetitie voor de aangesloten leden.

Met welk doel verzamelen wij de persoonsgegevens.
De club verzamelt persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt, met als doel:

  • Het delen van gegevens van afzonderlijke leden met de rest van de leden
    Een deel van de ledenlijst wordt gedeeld. Zie punt 14
  • het afhandelen van de contributie
  • het bijhouden van de ledenadministratie
  • het kunnen toesturen van het verenigingsblad
  • om u te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om u te informeren over zaken betreffende onze club.
  • Het BSN (Burger Service Nummer) wordt niet gevraagd en is ook niet nodig.

Hoe lang bewaren we de persoonsgegevens
De MC de Rijnridders bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Daartoe hanteren wij de volgende bewaartermijnen:
De persoonsgegevens onder punt 1 t/m 14 (zie onder) worden maximaal 5 jaren herkenbaar bewaard na het beëindigen van het lidmaatschap. Na deze periode wordt de informatie verwijderd

Het delen van persoonsgegevens met derden.
De MC De Rijnridders verstrekt géén persoonsgegevens aan welke vereniging, commerciële of charitatieve instantie dan ook zonder expliciete toestemming van de betrokken personen. Voor de verwerking van persoonsgegevens verplicht de MC De Rijnridders zich te houden aan de artikelen zoals deze zijn genoemd in de nieuwe AVG wetgeving welke sinds 25 mei 2018 van kracht is.
Uitzondering:

  • voor het maken van buitenlandse reizen kan het nodig zijn bepaalde persoonsgegevens door te geven aan reisbureaus of hotels. Dit gebeurt echter altijd alleen na toestemming van de betrokken persoon of personen.
  • Die gevallen waarin wij wettelijk verplicht zijn deze af te geven. 

Cookies of vergelijkbare technieken die wij gebruiken.
De MC De Rijnridders maakt gebruik van:

  • Cookies op de website.
  • Aantal bezoeken aan de website. 

Persoonsgegevens die wij verwerken
Hieronder vindt u een overzicht van de gegevens die wij verwerken:

  1. Roepnaam
  2. Achternaam
  3. Woonadres
  4. Postcode
  5. Woonplaats
  6. E-mail adres
  7. Vast telefoonnummer
  8. Mobielnummer
  9. Soort lidmaatschap (Partner/gezinslid van hoofd-clublid / Erelid / Donateur)
  10. Aantal, type en model motorfiets in bezit.
  11. Account op afgesloten forumdeel website aangemaakt
  12. Verbergen (informatie over wat het lid niet gepubliceerd wil hebben in clubblad/website; met name beeldmateriaal)
  13. Clubblad, lid wil geen papieren clubblad toegestuurd krijgen.
  14. Ledenlijst, lijst met een aantal gegevens van leden.

Publicaties

MC de Rijnridders publiceert over haar vereniging en over haar activiteiten:

  • in het verenigingsblad ‘het vizier’,
  • op het alleen voor leden toegankelijke forum ‘www.rijnridders.nl/forum’.
  • op haar publiek toegankelijke website ‘www.rijnridders.nl’ en/of andere social media

In deze publicaties worden activiteiten aangekondigd, verslagen gedeeld, technische informatie gedeeld en informatie over de club inclusief foto’s van clubevenementen. Specifieke onderdelen die gemeld moeten worden:
Ledenlijst
De onder punt 14 genoemde ledenlijst bestaat uit:

  • roepnaam,
  • achternaam,
  • e-mail,
  • telefoon-, mobielnummer.
  • Merk en type motorfiets in bezit.

Deze lijst wordt gepubliceerd onder de leden van MC de Rijnridders:

  • één maal per jaar in het verenigingsblad, losbladig alleen verzonden naar leden.
  • Op het alleen voor leden toegankelijke gedeelte van de website, forum, voeren wij een overzicht van:

Dit is bedoeld om clubleden de gelegenheid te geven om onderling contact te hebben.

Beeldmateriaal
Tijdens ritten of bijeenkomsten kunnen foto’s en video’s (sfeer, actie, …) gemaakt worden welke we via verenigingsblad, forum, website of social media presenteren aan geïnteresseerden. 

Niet publiceren verklaring leden

In verband met de Privacy wetgeving Algemene Verordening Gegevensbescherming kunnen leden door indienen bij de voorzitter van bijgesloten en gepubliceerd formulier aangeven of ze onderstaande uitzonderingen willen hebben voor zichzelf:

  • Ad 14 Contactgegevens leden in de ledenlijst.
    Geen vermelding in de alleen onder leden gedeelde ledenlijst
  • Niet herkenbaar getoond willen worden op afbeeldingen gemaakt tijdens evenementen van de club.

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens.
De leden- en contributielijsten van de MC De Rijnridders zijn beveiligd met wachtwoorden.
Op gezette tijden worden externe backup’s gemaakt van de bestanden en mappen (folders) welke tevens zijn beveiligd met wachtwoorden.
Ook zijn alle computers en laptops beveiligd met toegangswachtwoorden. De computers zijn voorzien van het meest recente operating systeem, antivirus programma en firewall. Dit allemaal om een zo groot mogelijke software beveiliging te waarborgen.

Evenementen
Er worden inschrijfformulieren gebruikt met o.a. naam- en adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, lidmaatschap van een vereniging en het aantal deelnames.
De registratie is alleen voor intern gebruik. Bij calamiteiten kan inzage aan bevoegde instanties gegeven worden.

Functionaris gegevensverwerking
De functie “functionaris gegevensverwerking” wordt toegekend aan de voorzitter.

Clubleden hebben de onderstaande wettelijke rechten, welke zijn vermeld in de Algemene Verordening Persoonsbescherming wet (AVG) welke per 25 mei 2018 in zijn gegaan.

  • het recht op informatie over de verwerkingen;
  • het recht om niet herkenbaar getoond te worden op publicaties van evenementen van de club.
  • het recht op inzage in zijn/haar gegevens;
  • het recht op correctie van zijn/haar gegevens als deze niet kloppen;
  • het recht op verwijdering van zijn/haar gegevens en ‘het recht om vergeten te worden’;
  • het recht op beperking van zijn/haar gegevensverwerking;
  • het recht op verzet tegen zijn/haar gegevensverwerking;
  • het recht op overdracht van zijn/haar gegevens (dataportabiliteit);
  • het recht om niet onderworpen te worden aan een geautomatiseerde besluitvorming.